Jak vyzrát na počítačovou etiketu v elektronické komunikaci?

Americký businessman

Komunikovat prostřednictvím klávesnice je dnes naprostou samozřejmostí. Psaný projev slouží jako vaše vizitka. Dodržujte následujících pár doporučení a budete mít vše v malíku! Takže začínáme.

Předmět je alfa omega e-mailu

V neformálních e-mailech určitě nevynechávejte pole předmět. Jasně a stručně v něm několika málo slovy formulujte, čeho se daný e-mail týká a vyhněte se přitom obecným výrazům jako „prosba“ nebo „ahoj“.

Díky správně vyplněnému předmětu pak můžete zprávy snadno dohledat, a to i ty soukromé. Na úvod zprávy nezapomeňte na vhodné oslovení včetně toho, že oslovujeme 5. pádem, čili ne „pane Dvořák“, ale „pane Dvořáku“.

Co říká etiketa na smajlíky?

Při psaní si rovněž dejte pozor na to, že prostřednictvím klávesnice nevyjádříte dostatečně ironii nebo satiru a rozhodně vám k tomu nepomohou emotikony neboli „smajlíci“. Naopak, jejich používání ve formální komunikaci svědčí o neprofesionalitě.

Také se vyvarujte psaní e-mailů v rozčilení nebo jiném silném emocionálním rozpoložení a nepoužívejte množství vykřičníků nebo text psaný jen velkými písmeny, příliš to bije do očí.

Jádro pudla

Zprávy vytvářejte vždy na míru příjemcům a jděte rovnou k věci. Nezneužívejte možnost označit zprávu za vysoce důležitou a tlačítko „odpovědět všem“ použijte opravdu jen v případě, že je vaše odpověď pro všechny příjemce relevantní. Samozřejmě nepřeposílejte žádné spamové zprávy a nevyžádanou poštu – vaše důvěryhodnost by klesla k nule.

Jak správně poslat přílohu e-mailu?

Pokud posíláte přílohu, pak na ni v textu upozorněte. Větší soubory (například složku s fotografiemi) je vhodné uložit do některého z on-line úložišť, adresátovi pak pošlete pouze link, kde si soubory vyzvedne.

Před odesláním také zkontrolujte, že jste přílohu k e-mailu připojili, není nic trapnějšího, než opakující se e-maily s předmětem „a ještě příloha“.

Zakončení je důležité

E-mail zakončete vhodným závěrečným pozdravem a podpisem, v případě oficiální komunikace připojte svoje kontaktní informace, jako je adresa a telefon. Využít můžete také automatického podpisu, který se bude vkládat na konec každého emailu a bude potřebné informace obsahovat.

Než to pošlu, čtu, čtu, a čtu…

Nejdůležitější ovšem je, abyste si po sobě e-mail před odesláním ještě jednou přečetli. Odhalíte tak chyby a překlepy, najdete třeba slova či celé věty, které můžete vynechat. Pozor si dejte také na automatické opravy chyb, často vám bez povšimnutí změní slovo na jiné, než jste původně zamýšleli.

Průměr: 5 (1)


Poslat nový komentář
Obsah tohoto pole je soukromý a nebude veřejně zobrazen.
CAPTCHA
Toto je spamová ochrana. Prosím věnujte ji plnou pozornost.