GoogleDocs nebo Zoho: Rychlé vytváření a sdílení dokumentů online zdarma

DokumentV dnešním moderním světě je rychlost práce jedním z nejdůležitějších faktorů úspěchu. Veleúspěšná sdílející firma RapidShare má dokonce jako hlavní slogan "Waiting sucks!". Jak to ale zařídit, aby byl jeden člověk produktivnější, rychlejší, a tedy nakonec úspěšnější než druhý? Klíčovou část hraje samozřejmě všudypřítomný internet, konkrétně jeho schopnost poskytování nejrůznějších služeb přímo na internetu (online), což je důsledek jeho hlavní myšlenky - sdílení dat.

Mnoho lidí po celém světě každý den využívá kancelářské programy pro nejrůznější práci. Problémem je samozřejmě cena, současně se špatnou možností sdílení vytvořených souborů. Člověk si doma vytvoří nějaký dokument a do práce si jej přenese zpravidla pomocí flash disku, v lepším případě si jej pošle sám sobě na e-mail. Proč ale nenapsat celý dokument na internetu, kde bude rovnou dostupný odkudkoliv, dokonce ke zpětné editaci, bez nutnosti nahrávání dat na internet nebo kupování a používání jakýchkoli kancelářských balíčků?

GoogleDocs (Dokumenty Google) - docs.google.com

Velká většina lidí zná Google, ale možná ani netuší proč je tak celosvětově úspěšný. Největší roli hraje samozřejmě "superchytrý" vyhledávač, ale čím dál více lidí si zakládá "účet na gmailu", který poté využívají jako velmi kvalitního poštovního klienta. Co do bezpečnosti, rychlosti a spolehlivosti se mu náš Seznam nemůže rovnat.
Současně s e-mailovou adresou získá uživatel přihlášením přístup k mnoha dalším službám včetně online (i offline) kalendáře, vytváření webů a webových prezentací s Google, YouTube účet, a samozřejmě Google Dokumenty.
Vlevo nahoře v e-mailovém okně je navigační lišta, která umožňuje přístup ke službám. Kliknutím na Dokumenty spustíte GoogleDocs.

text

Vlevo můžete hned začít vytvářet nový klasický dokument, prezentaci, tabulku či formulář, nebo dokonce vlastní kresbu.

text

Vytvoření klasického wordovského dokumentu je opravdu jednoduché - nastavení se Wordu velmi podobá a obsahuje všechny klíčové funkce včetně řádkování, editoru rovnic, záhlaví/zápatí, indexů, vkládání tabulek a dalších.
Celý dokument se ukládá automaticky a prakticky neustále v průběhu psaní (vpravo nahoře), v rozmezí pár sekund, není proto nutné se obávat nenadálé ztráty dat. Pokud je vše uloženo, je možné celé okno psaní zavřít a vrátit se zpět na GoogleDocs hlavní stránku.
Uprostřed je uveden seznam všech dokumentů implicitně řazen dle data vytvoření.

text

Vlevo je přehled vytvořených složek, pravým kliknutím na složku se dá vytvořit nová vnořená složka s libovolným názvem, popisem a barvou či nový dokument ve složce.

Sdílení

Vpravo nahoře u otevřeného dokumentu je možné nastavit parametry sdílení, popřípadě rozkliknutím menu sdílení lze dokument rovnou odeslat e-mailem nebo publikovat jako HTML stránku dostupnou všem s odkazem.

text

Pokud chcete soubor sdílet, v nastavení sdílení klikněte na Změnit a nastavíte viditelnost dokumentu - vše je tam dostatečně dobře popsané. Když zvolíte možnost sdílení pod odkazem, Google Docs vám vygeneruje odkaz, který zkopírujete a pošlete ostatním.

text

Sdílení lze nastavit i na hlavní stránce GoogleDocs označením souboru(ů) a kliknutím nahoře v liště na Sdílet.
Když váš dokument právě prohlíží někdo jiný kromě vás (může to být i další instance přihlášení vašeho účtu třeba na jiném PC), vpravo nahoře se zobrazí seznam prohlížejících uživatelů s online chatem, na kterém si můžete kupříkladu sdělit své dojmy a názory na dokument.

Formáty dokumentů
U vytvořeného dokumentu přímo v GoogleDocs máte možnost stažení v různých formátech, jakožto *.doc, *.rtf nebo *.pdf, současně také HTML stránka nebo prostý text *.txt.

text

Další možnost je dokumenty do GoogleDocs nahrát přímo z vašeho počítače, GDocs čte klasické formáty *.doc, *.docx, *.rtf atd. a současně umožňuje jejich editaci a konverzi na jiné formáty. Nevadí tedy, že máte doma *.doc soubor a nemáte MS Office, stačí jej nahrát do GDocs a klidně vytisknout jako PDF.

text

Zoho (www.zoho.com)

Zoho a jeho služby jsem objevil teprve nedávno, jedná se prakticky o něco podobného jako GDocs. Dokonce obě firmy spolupracují, ale Zoho se zdá být o něco dál v poskytování služeb než GDocs. Velkou výhodou je, že se nemusíte registrovat a tedy přihlašovat pro prohlédnutí, sdílení nebo konverzi dokumentů (viewer.zoho.com), což urychlí práci. Současně je možné zobrazit dokument již na internetu někde nahraný pomocí URL. Paleta formátů je o něco širší, než u GD a celková konverzní a zobrazovací schopnost je poměrně obdobná.

text

Velkou výhodou Zoho je Zoho Writer (writer.zoho.com), který nabízí mnohem více možností, než GDocs. Pro tuto službu je nutné přihlášení, ale díky spolupráci s Google můžete použít svůj účet, což se velmi hodí - stačí být pouze zaregistrován u Google a kliknout na modré géčko pod formulářem pro přihlášení. Writer je už velmi podobný Wordu, otevřené dokumenty se zobrazují jako záložky, lze vybírat z více fontů, přidáno řádkování a další užitečnosti.

text

Celé operování s dokumenty se velmi podobá GDocs, obsahuje ještě pár "vychytávek", ale v podstatě je to stejné.

Závěrem...

Rozhodně doporučuji používat online kancelářské programy, ať už Zoho nebo GoogleDocs, protože skutečně urychlí práci a vaše díla jsou dostupná všude, dokonce i z chytrých mobilních telefonů, do kterých jsou Google služby často integrovány.

Průměr: 4.4 (10 votes)


Poslat nový komentář
Obsah tohoto pole je soukromý a nebude veřejně zobrazen.
CAPTCHA
Toto je spamová ochrana. Prosím věnujte ji plnou pozornost.